SDAMPL: Schul-Dokumenten-Archiv

Frage: Taugt  Paperless-ngx für das Archivieren von

• E-Mails, Fax (vollautomatisch)
• Dokumente und Drucke (manuell) und
• Digitalisierung von Papierdokumenten

in einer Schulleitung? Eine Projektskizze.

Die eigentliche Zielsetzung für uns ist, die E-Mails aus insgesamt 5 Mailkonten der Schulleitungsmitglieder vollautomatisch außerhalb dieser Mailkonten zu archivieren und diese sekundären Dateiablagen abzuschaffen. Unsere Mailkonten sind alle größenbeschränkt. Dies bedeutet früher oder später manuelles Aufräumen mit dem Abwägen, was (und wie?) aufgehoben wird.

Das soll weg.

Wenn das Archivieren der E-Mails klappt, dann soll geschaut werden, wie weit ein papierloses Schulleitungsbüro dann noch gebracht werden kann. Mal sehen…

Abgrenzung: Dieses Projekt soll nur archivieren. Wir bauen als kein echtes DMS¹⁾ auf, die Arbeitsprozesse der Schulleitung (Dateien, Mail) bleiben erhalten.

✅ fertig | ✍ in Arbeit | ⌚ noch nicht dran

• Hier gibt es keine 100%-ige Schritt-für-Schritt-Anleitung, die sicher zum Erfolg führt. Dazu sind die Rahmenbedingungen in den Schulen einfach zu unterschiedlich:
  • Rechtsgrundlagen und zentrale Schul- bzw. Lehrer-IT in den Ländern
  • organisatorische Vorgaben von Schulträger und/oder IT-Dienstleister
  • technische und personelle Voraussetzungen vor Ort

… und das alles datenschutzkonform

• Dieses Projekt ist ganz sicher nichts für Anfänger:
  • keine Angst vor einer Linux-Kommandozeile,
  • Verständnis des Headers einer E-Mail im Quelltext,
  • sicherer Umgang mit regulären Ausdrücken,
  • Mut zum Editieren von Konfigurationsdateien
  • usw. usf.

• Und hier der obligate Haftungsausschluss: Ich dokumentiere hier, wie wir das gemacht haben/machen ohne Garantie, dass dies so bei Dritten fehlerfrei funktioniert. Haftung für Schäden durch Datenverlust oder andere Fehler schließe ich hiermit ausdrücklich aus. Nachmachen auf eigene Gefahr!